Bist du dir unsicher, wie lange du bestimmte Akten und Dokumente aufbewahren musst? Fragst du dich, ob du Platz in deinem Büro für Dokumente reservieren sollst, die du vermutlich lange oder nie wieder benötigen wirst? SaveSpace hat die Antworten! In diesem Artikel klären wir dich über die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten auf und zeigen dir, wie du Platz und Kosten sparen kannst, ohne Kompromisse bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften einzugehen.

Wer ist zur Archivierung von Akten in Deutschland verpflichtet?

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet mit § 257 alle Kaufleute zur Aufbewahrung ihrer Unterlagen.

Gerade wenn Verjährungsfristen noch nicht abgelaufen sind, können entsprechende Unterlagen über abgeschlossene Geschäftsvorgänge nochmals Bedeutung erlangen. Beweispflichtige Vorgänge oder Rechtsstreitigkeiten erfordern ebenfalls eine Archivierung von Geschäftsunterlagen. Anhand dieser Unterlagen können jederzeit Vorgänge abgeleitet werden, die in der Erinnerung nicht mehr präsent sind.

Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Zu den aufzubewahrenden Dokumenten gehören unter anderem:

• Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung,
• Handelsbücher, Inventare, Personalakten, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• Buchungsbelege zu den nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern,
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen (§ 14b Umsatzsteuergesetz),
• Handakten von Rechtsanwälten (§ 50 BRAO) und Patentanwälten (§ 44 PAO),
• Gesellschafterverträge, Grundstücksunterlagen, Baupläne, Patente, Gerichtsurteile
• Patientendokumentationen, Patientenakten,
• Aufzeichnungen nach dem Transfusionsgesetz,
• ärztliche Unterlagen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge.

Was sind die allgemeinen Aufbewahrungsfristen für Dokumente?

Wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen ist im Handelsgesetzbuch (§§ 238 und 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO) geregelt.

Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Unterlagen: 

• Bücher und Aufzeichnungen,
• Jahresabschlüsse,
• Inventare,
• Lageberichte,
• Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und  sonstigen Organisationsunterlagen,
• Buchungsbelege,
• Rechnungen,
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben. 

Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen: 

• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. 

Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Die Fristen können sich unter bestimmten Umständen auch verlängern. Das ist dann der Fall, wenn die Unterlagen für die Steuerberechnung von Bedeutung sind und die so genannte Festsetzungsfrist für Steuern nach der Abgabenordnung noch nicht abgelaufen ist. Genauere Angaben zur Steuerfestsetzungsfrist findest du auf der Website der Handelskammer Hamburg.

Allgemein sind die Fristen nach Handels- und Steuerrecht bekannt. Aber es gibt auch branchen- oder Anwendungsspezifische Pflichten zur Aufbewahrung von Dokumenten. Das können Dokumente aus der öffentlichen Verwaltung, Pharmazieforschung, Lebensmittelproduktion, der Qualitätssicherung, Telekommunikation, Energieerzeugung, dem Bauwesen und Umweltschutz oder aus Krankenhäusern sein.

Welche Vorschriften müssen bei der Aktenlagerung beachtet werden?

Es ist wichtig, dass alle Dokumente während der Aufbewahrungsfristen lesbar bleiben. Einige Dokumente müssen als Originale aufbewahrt werden, insbesondere Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen. Rechnungen und Geschäftsbriefe können auch als bildliche Wiedergabe aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass es erlaubt ist, Kopien zu erstellen, solange sie dem Original entsprechen.

Wo lagere ich mein Archiv am besten?

Häufig werden Akten im Büro oder im Keller des Unternehmens aufbewahrt. Doch Vorsicht: Dein Büro ist kein Deponieplatz! Im Laufe der Zeit wird der gemietete Büroplatz immer voller und enger. Es ist fast immer günstiger, einen externen Raum anzumieten, anstatt teuren und beheizten Büroraum zu nutzen.

Im eigenen Keller wird oft nicht auf die richtigen Temperaturen und Bedingungen geachtet. Zum Beispiel wird ein Befall von Ungeziefer oft erst bemerkt, wenn es sich bereits gemütlich eingerichtet hat. Und Ungeziefer liebt Papier. Bei seriösen Lageranbietern wird dies systematisch überwacht.

Professionelle Lagerräume bieten auch eine angemessene Klimatisierung. Das optimale Klima für die Aufbewahrung von Dokumenten liegt bei konstanten Raumtemperaturen von 18-20 °C und einer Luftfeuchtigkeit von 45-55 %.

Was für Vorteile bietet mir die Archivlagerung mit SaveSpace?

Sichere Aufbewahrung: Unsere Lager sind rund um die Uhr videoüberwacht, und nur unser eigenes Team hat Zugang zu deinem Lager. So stellen wir sicher, dass der Datenschutz jederzeit gewährleistet ist.

Schnelle Rücklieferungen: Falls du einzelne Dokumente benötigst, liefern wir sie innerhalb von 24 Stunden. Du hast jederzeit Zugriff auf deine wichtigen Unterlagen.

Vertrauliche Aktenvernichtung: Wenn die Aufbewahrungsfristen deiner Dokumente abgelaufen sind, kümmern wir uns auch um die sichere und vertrauliche Vernichtung deiner Dokumente. Du kannst dich darauf verlassen, dass deine sensiblen Informationen ordnungsgemäß und diskret behandelt werden.