Häufige Fragen zur Aktenlagerung mit SaveSpace
Hier beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um externe Aktenlagerung, Aufbewahrungsfristen und den Zugriff auf archivierte Unterlagen.
Zunächst erfassen wir gemeinsam Ihren aktuellen Aktenbestand und definieren Struktur, Kennzeichnung und gewünschtes Servicelevel. Anschließend stellen wir geeignete Archivkartons zur Verfügung, holen die Akten bei Ihnen ab und kennzeichnen jede Box eindeutig. Diese wird im digitalen Aktenregister erfasst und im Archiv eingelagert. Sie behalten während des gesamten Prozesses die Kontrolle und können jederzeit prüfen, welche Akten bereits ausgelagert sind.
In der Regel können Sie einzelne Akten oder ganze Boxen werktags innerhalb kurzer Zeit anfordern. Je nach Vereinbarung liefern wir die Unterlagen per Kurier zurück oder stellen Ihnen auf Wunsch einen digitalen Scan zur Verfügung. Dringende Anfragen kennzeichnen Sie einfach entsprechend, damit wir sie priorisiert bearbeiten.
Ja. SaveSpace legt großen Wert auf Datenschutz und Informationssicherheit. Der Zugang zu den Archivbereichen ist streng geregelt, alle Zugriffe und Bewegungen werden dokumentiert. Auf Wunsch schließen wir mit Ihnen eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) und definieren klare Berechtigungskonzepte für den Zugriff auf Akten.
Im Rahmen des Onboardings hinterlegen wir die relevanten Dokumentarten und typischen Aufbewahrungsfristen. Über das Aktenregister können Fristen ausgewertet und auf Wunsch Erinnerungen vorbereitet werden. Nach Ablauf der Frist organisieren wir eine datenschutzkonforme Vernichtung inklusive Vernichtungsprotokoll.
Bereits ab wenigen Regalmeter Akten kann sich externe Lagerung lohnen – insbesondere, wenn Bürofläche teuer ist oder Sie interne Archive entlasten möchten. Gleichzeitig ist SaveSpace skalierbar für sehr große Bestände mit tausenden Aktenkartons. Am einfachsten ist eine kurze Bedarfsschilderung, auf deren Basis wir Ihnen die wirtschaftlich sinnvolle Lösung vorschlagen.
