Vertrauliche Dokumente bleiben auch nach Jahren noch vertraulich und sensibel. Doch was geschieht, wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und niemand mehr Zugriff auf diese Dokumente benötigt? Damit längst vergessene Dokumente nicht irgendwann wieder auftauchen ist eine professionelle Aktenvernichtung unverzichtbar.

Die Vernichtung und der Schutz vertraulicher Daten sind in vielen Bereichen von entscheidender Bedeutung. Ob es sich um sensible Unternehmensinformationen, Kunden- oder Patientendaten handelt – all diese Daten müssen sicher und vertraulich behandelt werden.

Doch wer kümmert sich um die sichere Vernichtung der Akten? Welche Datenschutzbestimmungen gelten? Und was müssen Unternehmen bei diesem Prozess beachten? Wir sind für dich da und klären dich auf!

Aktenvernichtung unterliegt der DSGVO

Die Sicherheitsstufen nach DIN 66399 regeln, wie klein Akten zerkleinert werden müssen, bis man sie rechtlich sicher entsorgen darf. Die Sicherheitsstufe regelt also die Mindestgröße der Partikel nach der Vernichtung, die ein Büroschredder bzw. Aktenvernichter erreichen muss. Die DIN 66399 bzw. die Sicherheitsstufen unterscheiden sich je nachdem, um was für Daten es sich handelt – von allgemeinen Daten mit der Stufe 1 bis Hochsicherheitsdaten der Stufe 7.

Wenn Akten personenbezogene Daten enthalten, müssen sie mindestens unter Sicherheitsstufe 3 vernichtet werden. Das betrifft beispielsweise Personaldaten oder Bewerbungsunterlagen. Teilweise trifft dann auch Sicherheitsstufe 4 zu – zum Beispiel für Patientendaten oder Kanzleiakten. Viele kleine elektrische Schredder sind nur auf die geringeren Sicherheitsstufen 1 und 2 ausgelegt. Sie erzeugen beim Vernichten nur Streifen und große Partikel und genügen einer rechtlich sicheren Aktenvernichtung nicht aus, wenn personenbezogene Daten betroffen sind.

• Sicherheitsstufe 1 gilt für allgemeines Schriftgut: bei Streifenschnitt max. 12 mm Streifenbreite und bei Partikelschnitt max. 1000 mm² Partikelfläche
• Sicherheitsstufe 2 gilt für internes, nicht besonders vertrauliches Schriftgut: bei Streifenschnitt max. 6 mm Streifenbreite und bei Partikelschnitt max. 400 mm² Partikelfläche
• Sicherheitsstufe 3 gilt für vertrauliches Schriftgut empfohlen: bei Streifenschnitt max. 2 mm Streifenbreite und bei Partikelschnitt max. 4 mm Breite auf max. 60 mm Partikellänge (240 mm² Partikelfläche); bei Kunststoffen gilt jedoch (wie Kreditkarten oder Mikrofilm): max. 1 mm² Partikelfläche
• Sicherheitsstufe 4 gilt für geheimzuhaltendes Schriftgut: bei Partikelschnitt max. 2 mm Breite auf max. 15 mm Partikellänge (30 mm² Partikelfläche); bei Kunststoffen gilt: max. 0,5 mm² Partikelfläche
• Sicherheitsstufe 5 gilt für maximale Sicherheitsanforderungen: bei Partikelschnitt max. 0,8 mm Breite auf max. 15 mm Partikellänge (12 mm² Partikelfläche); bei Kunststoffen gilt: max. 0,2 mm² Partikelfläche; auch zerkleinerte feine Asche, Suspension, Lösung und Fasern sind erlaubt
• Sicherheitsstufe 6 gilt für geheimdienstliche Sicherheitsanforderungen: Cross Cut: max. 1,0 mm Breite auf max. 5,0 mm Partikellänge (5 mm² Partikelfläche) und zerkleinerte feine Asche, Suspension, Lösung und Fasern sind erlaubt
• Sicherheitsstufe 7 gilt für Datenträger mit streng geheim zu haltenden Daten, wenn höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind, z. B. Daten aus geheimdienstlichen oder militärischen Bereichen.

Aktenvernichtung selber oder professionell durchführen?

Es gibt zwei Möglichkeiten für die Aktenvernichtung: entweder sie führen diese selbst durch oder sie beauftragen einen Dienstleister. Beide Optionen haben Vor- und Nachteile. Vor allem kleinere Unternehmen entscheiden sich oft dafür, die Aktenvernichtung selbst durchzuführen

Selbst Akten vernichten: Das ist grundsätzlich möglich, aber es ist wichtig, darauf zu achten, dass ein Aktenvernichter mit der erforderlichen Sicherheitsstufe verwendet wird. Gewöhnliche Schreddergeräte sind in der Regel nur für Sicherheitsstufe 1 oder 2 ausgelegt, was bei personenbezogenen Dokumenten nicht ausreicht. Insbesondere für Ärzte oder Anwälte ist diese Option keine geeignete Wahl. Allerdings können professionelle Aktenvernichter bei verschiedenen Anbietern gemietet oder gekauft werden. Es ist wichtig, vorher festzulegen, wie viele Daten im Unternehmen vernichtet werden müssen. Wenn dies nur selten der Fall ist, reicht es aus, ein Gerät zu leihen. Es ist jedoch zu beachten, dass bei der eigenen Aktenvernichtung die Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien allein beim Unternehmen liegt, selbst wenn es möglicherweise kostengünstiger ist.

Beauftragung eines Dienstleisters: Wenn es sich um besonders sensible Dokumente handelt oder wenn du dir unsicher bist, welcher Sicherheitsstufe deine Dokumente unterliegen, solltest du in Betracht ziehen, einen Dienstleister mit der Aktenvernichtung zu beauftragen. Der Dienstleister gewährleistet die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien und bietet möglicherweise auch beratende Dienstleistungen an. Insbesondere bei großen Datenmengen bietet die Beauftragung eines Dienstleisters Vorteile: Unternehmen müssen keine teuren Aktenvernichter selbst anschaffen und können sich durch zusätzliche Services und Beratung wieder auf ihre eigenen Aufgaben konzentrieren.

Aktenvernichtung mit SaveSpace

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Zero Effort: Wenn du bereits dein Archiv bei uns gelagert hast, musst du nichts weiter tun. Sende uns einfach eine Anfrage, sobald die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, und lehne dich zurück. Wir übernehmen die Suche nach einem zuverlässigen Dienstleister und lassen deine Dokumente gemäß ihrer Sicherheitsstufe sicher vernichten.

Sicherheit: Deine Dokumente sind bei uns jederzeit sicher gelagert und werden bis zur endgültigen Vernichtung nicht in fremde Hände gegeben.

Zeit- und kostensparend: Du benötigst keinen zusätzlichen Transport und musst dich um nichts weiter kümmern. Spare dir deine Zeit für wirklich wichtige Aufgaben!

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